El Archivo Regional de Lambayeque es la institución que conserva todos los documentos históricos fechados desde el siglo XVII. Actualmente, ejecuta proyectos de digitalización con apoyo de entidades extranjeras. Sin embargo, el insuficiente compromiso de las instituciones públicas por preservar sus archivos y el inadecuado ambiente para la preservación de los mismos son los principales problemas que enfrenta.

Los archivos históricos como periódicos, partidas de nacimiento, contratos, entre otros, forman parte de la historia lambayecana. Desde 1981, el Archivo Regional de Lambayeque se encarga de la preservación de la documentación histórica de la región, con el propósito de ser brindados a la comunidad. Asimismo, las instituciones públicas tienen la obligación de transferir la documentación administrativa que supere los 30 años de antigüedad.

DIGITALIZACIÓN

En el año 2013 la institución firmó un convenio con la Biblioteca Británica y la Universidad de Kent con lo cual se logró digitalizar cerca de 10 mil periódicos antiguos procedentes de 1840 aproximadamente.

El Proyecto Archivos en Peligro tiene como propósito rescatar documentos desde el siglo XIX. Esta información refleja cómo era la sociedad en esa época, sus instituciones, sus personas, el pueblo en general.

“Cuando nos propusieron este proyecto lo aceptamos. Vino personal de Inglaterra a investigar periódicos y solo en Perú son tres archivos que tienen periódicos de esa época: Lambayeque, Cajamarca y Cusco, el resto de archivos no tiene información”, comenta Ada Lluén Juárez, directora del Archivo Regional.

Por el tipo de papel y la evidente antigüedad, esa documentación viene deteriorándose, a lo que se suma la manipulación frecuente de investigadores, profesores y alumnos que acceden a las fuentes que existen en el archivo.

“Estamos terminando una primera parte de la colección de Nicanor de la Fuente, documentos traídos de notarías, periódicos, pero aún nos faltan más de 10 mil expedientes de la Corte Superior de Justicia de finales del siglo XIX. En cada expediente tenemos insertados periódicos con edictos de valiosísima información”, cuenta Ada Lluén.

Por otro lado, existe un convenio con la Sociedad Genealógica de Utah – Family Search, gracial al cual se ha digitalizado más de 600 mil imágenes de registros civiles entre partidas de nacimiento, matrimonio y defunción.

“Estamos a punto de ampliar un nuevo convenio con Family Search porque estamos coordinando con algunas municipalidades que aún tienen libros de registros civiles, tenemos que transferirlos y luego iniciar la digitalización. El problema que tenemos es el espacio, por lo menos son unos seis mil libros por digitalizar de los municipios distritales”, explica la directora del Archivo Regional.

Por razón de ley, las instituciones públicas deben de transferir la documentación administrativa que supere los 30 años de antigüedad. En el caso de la notarial, cuando el notario fallece la información se transfiere a los dos años al Archivo Regional; en el caso de las instituciones que se privatizan o desaparecen, se junta y pasa de inmediato al archivo por ser patrimonio documental de la jurisdicción. Para los archivos personales deben pasar más de 100 años.

“Estamos coordinando con el Museo Afroperuano de Zaña, que ha presentado un gran proyecto a una entidad extranjera y el doctor Luis Rocca Torres, director de Patrimonio Cultural, quien nos ha considerado en ese proyecto, para digitalizar los libros de protocolos notariales y todo lo referente a la venta de esclavos en la época colonial”, revela Lluén Juárez.

En el Archivo Regional se guarda documentación en papel que supera los 300 años, no obstante llegará un momento donde esta documentación se perderá si no se digitaliza. Ada Lluén afirma que los proyectos de digitalización son millonarios y solo se lograrán mediante convenios.

Por otro lado, existen convenios firmados que no son de digitalización, sino de custodia de documentos por falta de espacio. Por ejemplo, el Colegio de Abogados tiene toda la documentación notarial de los últimos notarios fallecidos: Pedro Bonilla Solís y Roberto Barturén Sánchez, en caso falleciese un notario también conservaría toda su documentación.

“Cuando culmine el proyecto de digitalización se subirá todo a la web y estará disponible a nivel mundial para la investigación. Actualmente, tenemos en los discos duros 600 mil imágenes que faltan indexar”, agrega la directora.

ARCHIVOS EN INSTITUCIONES PÚBLICAS

El Archivo Regional de Lambayeque también cumple la función de asesorar, supervisar y capacitar a las instituciones que conservan documentación moderna hasta los 30 años.

“Asesoramos para que cada uno tenga su plan anual de archivos. Solo han presentado el Plan Anual de Archivos 2016, 31 de las 70 instituciones y solo 17 cumplieron con la evaluación de los planes de trabajo 2015. Estamos invocando a las instituciones que no han presentado su plan y/o su evaluación a que lo hagan, porque de lo contrario recibirán una sanción”, asegura Lluén Juárez.

Hasta el momento, las instituciones públicas que han presentado el Plan Anual de Archivos 2016 son: el mismo Archivo Regional de Lambayeque, la sede del Gobierno Regional de Lambayeque, las gerencias regionales de Comercio Exterior y Turismo, Trabajo y Promoción del Empleo, Salud, y Desarrollo Productivo. Igualmente, el Proyecto Especial Olmos – Tinajones – PEOT, la Aldea Infantil “Virgen de la Paz”, el Ministerio Público – Distrito Fiscal de Lambayeque, la Contraloría General de la República, el SENAHMI, Migraciones, la SUNAT y la Corte Superior de Justicia de Lambayeque.

Siguen en la lista las municipalidades distritales de Pimentel, Monsefú, Nueva Arica, Chongoyape, Pomalca, Zaña, Tumán, Pátapo, Íllimo, Pacora, Túcume, Motupe, Mochumí, Pueblo Nuevo y Pítipo; de igual manera, las municipales provinciales de Lambayeque y Ferreñafe.

Por otro lado, las evaluaciones de Planes de Trabajo 2015 solo fueron presentadas por el Archivo Regional de Lambayeque, la sede del Gobierno Regional de Lambayeque, las gerencias regionales de Comercio Exterior y Turismo, y Salud. También, el Proyecto Especial Olmos – Tinajones – PEOT, el Ministerio Público – Distrito Fiscal de Lambayeque, la Contraloría General de la República, el SENAHMI, Migraciones, la SUNAT y la Corte Superior de Justicia de Lambayeque. De igual manera, las municipalidades distritales de Pomalca, Zaña, Íllimo, Túcume y Motupe, y, finalmente, la Municipalidad Provincial de Lambayeque.

Las instituciones públicas están obligadas a transferir su archivo incluso antes de los 30 años. Sin embargo, por motivos de espacio, el Archivo Regional no está recibiendo la documentación.  

“No solo se realiza la transferencia del archivo institucional al regional, la institución internamente también debe hacer transferencias. Por ejemplo, los archivos secretariales se deben de transferir a los cuatro años al archivo central de la institución para evitar la congestión. Sería ideal que cada institución digitalice sus documentos y los transfieran, aunque esto no significa que el documento físico lo vamos a eliminar, se digitaliza para la conservación”, añade Ada Lluén.

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

“Queremos aplicar un proceso de selección documental, qué documentos en realidad son valiosos, cualquier papel que llega a nuestras manos no es documento archivístico”, explica la directora del Archivo Regional.

El material archivístico es aquel documento oficial de una institución donde se solicita o se pide a nivel de instituciones o de usuarios particulares; el contenido en papel membretado, los sellos con firmas; por ejemplo, una invitación es un documento que luego se transforma en intranscendente salvo por personalidad que firma el documento.

“Lo que ha sucedido o está sucediendo en gestiones municipales es la eliminación de documentación con valor permanente, vía incineración, donación o compra-venta de papeles, trágicamente, esa información se ha perdido”, lamenta Lluén Juárez.

Por otro lado, Ada Lluén añade que la buena gestión de un funcionario público se refleja en los archivos.

“Si mi gestión es mala para qué me voy a preocupar en organizar los archivos, pero si es buena tengo que reflejar la gestión en mis documentos. Esa documentación debe estar al servicio de la Contraloría, es bueno recordar que el funcionario público está sujeto a investigación durante 10 años por alguna gestión mala o algo confuso. Lo que nosotros tratamos es que los archivos estén organizados para brindar servicio a la Contraloría, oficinas anticorrupción, la Policía Nacional, el Poder Judicial o el Ministerio Público”, detalla.

Según la Resolución Jefatural Nº 442-2014-AGN/J, del Archivo General de la Nación, la eliminación de documentos sin la observación de disposiciones legales se constituye en una infracción grave sancionada hasta mil Unidades Impositivas Tributarias – UIT.

DOCUMENTOS ANTIGUOS

El Archivo Regional de Lambayeque guarda documentación notarial antigua que data de los años 1600. En aquella época, los notarios indígenas o españoles, o autoridades, hacían las veces de notario en lugares donde no había un juez de paz, alcalde o gobernador.

La información de la época colonial, que representa el 90 % del Archivo Regional, aún no se ha digitalizado debido a que se requiere de proyectos millonarios y varios años de trabajo.

Aquellos documentos son manuscritos que requieren de una manipulación adecuada, la mayoría son de pergamino y cuero. Normalmente, la información es consultada por los historiadores acreditados e investigadores que llegan a realizar sus estudios auspiciados por universidades extranjeras.

En el caso de estudiantes, el requisito es tener un carné expedido por el mismo Archivo Regional, el mismo que tiene vigencia por dos años. El servicio es complemente gratuito.

En caso se desee una fotocopia, se pagará una constancia o certificación para que retirar el documento. En caso de documentación notarial del siglo XX, el usuario debe de pagar de acuerdo al Texto Único de Procedimiento Administrativo – TUPA, y luego realizar el trámite ante la SUNAT para tener la legalidad correspondiente.

“Nosotros tenemos la matriz de esa información que nos han transferido los notarios y debemos cuidarla como oro por la información valiosísima que se tiene”, refiere Lluén.

Finalmente, el Archivo Regional de Lambayeque reclama por el acondicionamiento de un local especial, ya que ante la falta de este, el peligro que se pierda la información es inminente.

“Suerte que no hemos tenido el Fenómeno El Niño sino esto hubiera colapsado, se hubiese perdido esta información que es original y única. Cada Archivo guarda información de su jurisdicción y debe de cuidarla”, expresa Ada Lluén. 

 respuesta de Alejandro Niño Neira el 2020-01-22.

 respuesta de David Seclen el 2017-09-06.

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