“Los archivos son la memoria viva de una institución, por lo tanto, deben tener el cuidado necesario para que se conserven por mucho tiempo. Si bien estamos en la era informática y se está digitalizando la comunicación, paralelamente a eso tenemos que conservar la documentación en físico. ¿Qué es lo que ha pasado este año con el ciclón Yaku? Destruyó por completo muchos archivos de la sede regional, de hospitales y de municipios, entonces ante ello hemos tenido que recurrir a nuestro ente rector, que es el Archivo General de la Nación”, explica Ada Lluén Juárez, directora del Archivo Regional de Lambayeque.
A la iniciativa de convocar al Archivo General de la Nación se sumó el encuentro con los directores de archivos de la zona norte y recibir asistencia técnica, así como la visita de los funcionarios del nivel central a cuatro archivos afectados.
Además, gracias a la cooperación española, a través de Iberarchivos, entregó kits de protección del patrimonio archivístico a la Municipalidad Provincial de Lambayeque, la Municipalidad Distrital de Motupe, la Red Prestacional Lambayeque (EsSalud) y al Hospital Las Mercedes de Chiclayo.
“Los archivos de estas instituciones fueron afectados por las lluvias ocasionadas por el ciclón, pero fue el colapso de los desagües lo que deterioró los documentos dejándolos en situación de inservibles al ser focos de infección”, comenta.
Asimismo, el Archivo Regional de Lambayeque ha realizado un curso de actualización dirigido a todos los servidores que trabajan en los archivos de las entidades estatales del departamento, con el propósito de desarrollar capacidades para que puedan enfrentar lo que viene en los próximos meses, ante el inminente Fenómeno El Niño.
“Se ha perdido documentación valiosísima, como las historias clínicas en los hospitales. En el Policlínica Oeste, en el Hospital Las Mercedes y el Hospital Almanzor Aguinaga Asenjo se ha dañado documentación muy importante. Hemos constatado el daño y lo que no queremos es que se repitan los daños que se presentaron con el ciclón Yaku en los próximos meses, cuando se inicie el período de lluvias por El Niño. Por ello es que hemos tomado la decisión de desarrollar las actividades de capacitación para que el personal forme brigadas, de tal manera que, ante una lluvia torrencial, sin descuidar su seguridad e integridad, puedan rescatar los documentos más valiosos”, refiere Ada Lluén.
Locales vulnerables
Anota que el problema de fondo es la infraestructura inadecuada en la que se ubican los archivos.
El Archivo Regional de Lambayeque cumplió el 27 de agosto 39 años de funcionamiento. Sin embargo, hasta el momento no tiene ambientes adecuados para la conservación del patrimonio documental que resguarda.
“Esperamos que este nuevo gobernador pueda apoyarnos en la construcción de nuestro local institucional. Si el ente rector, que es el Archivo de la Nación, no tiene local, es fácil imaginarse cómo están los archivos de los municipios, de los proyectos o de las gerencias regionales. Queremos el apoyo de las autoridades para resolver esta problemática que les corresponde a ellos. A nosotros nos corresponde capacitar y actualizar al personal”, señala.
Empero, la necesidad de locales adecuados no es lo único por atender. Los trabajadores de los archivos necesitan implementos, mobiliario y equipamiento.
“Algunos archivos operan con personal que ha sido entre comillas destacado, porque las nuevas autoridades no los quieren en los puestos que antes desempeñaban, utilizando a los archivos como zonas de castigo. Lo que estamos tratando es de transformar eso y la única manera es capacitando. Queremos un personal especializado, pero también que las autoridades se identifiquen con la importancia del trabajo que realizamos”, refiere.
Apoyo internacional
Actualmente el archivo regional trabaja en la realización de un proyecto para la segunda etapa del proceso de digitalización, en tanto la Sociedad Genealógica de Utah ha donado un equipo que contiene más de 600 mil imágenes digitalizadas de partidas de nacimiento, matrimonio y defunción.
Del mismo modo, la Universidad de Kent y la Biblioteca Británica digitalizó más de 20 imágenes de periódicos de Lambayeque desde 1847.
“Todos estos logros que alcanzamos son por la gran identificación que tenemos y si no es por el Estado es por el apoyo de la cooperación internacional que seguimos avanzando”, menciona, precisando que el Archivo Regional de Lambayeque conserva cerca de cuatro mil metros lineales de documentos, pero en ambientes inadecuado.
A ello se suma que, por ley, al fallecimiento o cese de un notario su documentación debe ser derivada al archivo regional. Sin embargo, por falta de espacios el Colegio de Notarios de Lambayeque mantiene en custodia la documentación de cinco notarios fallecidos desde la pandemia a la fecha.
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